Combler les lacunes logicielles avec un portail de freelances

Les CRM sont excellents pour gérer les clients, mais lorsque vous commencez à les utiliser pour gérer des freelances, vous empruntez le mauvais chemin.

Antares, un cabinet de conseil qui accompagne les organisations non lucratives à l'étranger dans la formation et la gestion de projets, utilise généralement Capsule CRM pour gérer chaque dossier. Cela fonctionnait pour le côté client. Cependant, étant donné que chaque dossier avait différents freelances travaillant dessus, ils les ajoutaient également au CRM pour garder une trace de tout au même endroit.

Les freelances ne sont pas des clients, et les gérer nécessite un ensemble de fonctionnalités très différent de ce que Capsule propose.

Au lieu de cela, Antares avait besoin d'un portail distinct capable de fonctionner en harmonie avec Capsule. Heureusement, la création d'outils internes sur mesure comme ceux-ci est notre spécialité chez Tinkso. Antares était ravi de découvrir qu'ils pouvaient réaliser le projet en seulement 2 semaines.

Développer la plateforme

Lorsque nous disons que nous avons construit un portail pour freelances, il est important de souligner que cela ne pouvait pas être isolé du reste de l'organisation d'Antares, il devait être véritablement connecté à chaque projet.

Commençons par le début. Chaque fois qu'Antares ouvre un nouveau dossier avec un client, ils doivent ajouter des freelances au projet. Cela a donc été la première étape. Nous devions créer un webhook avec un flux d'invitation automatique pour leur permettre de consulter le dossier dans le tableau de bord personnalisé d'Antares. Pour les nouveaux utilisateurs, ce flux inclut la création de compte.

Ensuite, grâce au tableau de bord d'Antares, les utilisateurs peuvent voir une liste des cas qui leur ont été attribués ainsi que les détails. Une fois que le freelance commence à travailler sur le projet, il peut enregistrer ses sessions sur l'application. Ensuite, les sessions se synchronisent avec le CRM d'Antares. Cela garantit qu'ils enregistrent automatiquement et de manière transparente des informations essentielles sur la tâche.

Une fois qu'ils ont terminé le dossier, le freelance peut le clôturer et le statut se met à jour automatiquement dans le CRM d'Antares. À ce stade, un nouveau flux de travail est déclenché pour créer une facture basée sur les journaux de tâches automatisés ainsi que sur toutes les données CRM supplémentaires nécessaires.

Donner à Antares ce dont ils avaient besoin

Bien que ce nouveau portail de freelances ait été transformateur pour Antares en interne, il n'était guère révolutionnaire à construire pour nous.

Tout ce que nous avions à faire était de poser quelques questions précises sur les processus administratifs d'Antares, et nous les avons presque entièrement automatisés. Ensuite, nous avons créé un tableau de bord intuitif pour faciliter la tâche des freelances afin qu'ils puissent compléter le reste.

Puisqu'Antares ne souhaitait pas modifier les processus CRM déjà en place, notre tâche était de trouver la meilleure manière d'adapter le portail des freelances à ceux-ci.

De nombreux membres de l'équipe Antares économisent plusieurs heures par mois. Mieux encore, ils n'ont pas besoin de logiciels supplémentaires car ils ont déjà obtenu ce dont ils avaient besoin grâce à l'outil que nous avons développé.